Als jij aan het hoofd staat van een groot bedrijf kun je er soms niet omheen: er moet vergaderd worden en groots ook. Het organiseren van een grote vergadering kan voor ontzettend veel kopzorgen zorgen, maar vergeet niet dat het ook ontzettend leuk kan zijn. Als je zorgt voor een mooi vergadercentrum zoals de Ruwenberg, kan het een hele leuke en leerzame dag worden. In dit artikel delen we een aantal tips voor de organisatie van jouw vergadering.
Venue
Als het bedrijfspand niet volstaat voor jullie vergadering, bijvoorbeeld omdat er ook mensen vanuit andere locaties moeten komen, huur dan een mooie vergaderzaal af. Als je boekt bij de Ruwenberg kan je dit bijvoorbeeld combineren met hotel Sint Michielsgestel. Het is fijn als op de vergaderlocatie ook horeca geregeld is, zodat jouw teamleden tijdens de vergadering of tussen de rondes door voorzien kunnen worden van een natje en een droogje.
Het doel
We haten vergaderingen doorgaans omdat ze zo ontzettend lang kunnen duren. Door een helder doel voor de vergadering te stellen en dat aan het begin van de vergadering aan te kondigen kun je het zo praktisch mogelijk houden. Vermijd algemene rondes voor vragen en opmerkingen. Geef op voorhand aan dat mensen een vraag op opmerking kunnen indienen aan het begin van de vergadering of na bijvoorbeeld een pauze. Dat scheelt ontzettend veel tijd. Houdt tijdens de vergadering een strakke en heldere rolverdeling aan om alles gestructureerd te laten verlopen. Men krijgt alleen het woord als hij of zij specifiek door de voorzitter wordt aangewezen.
Kleine groepen
Het is moeilijk om iedereen bij de les te houden wanneer je met een grote groep bent. Deel de groep daarom voor korte brainstormsessies in kleinere groepen, zodat iedereen de mogelijkheid heeft om zijn zegje te doen. De resultaten van dergelijke brainstormsessies kunnen vervolgens plenair gedeeld worden. Zo wordt ieders stem ook gehoord in de grote groep.
Houdt het actief
Zorg dat mensen zowel fysiek als mentaal actief kunnen blijven tijdens de vergadering. Zo boek je de beste resultaten. Las regelmatig een pauze in zodat mensen de benen kunnen strekken en formuleer heldere vraagstukken die uitnodigen tot actief meedenken. Ook hier kan het handig zijn om in groepjes te werken, dat is voor veel mensen veel prettiger en bovendien kunnen ze dan gemakkelijk de aandacht houden bij het doel van de vergadering en zitten ze niet urenlang op de klok te kijken.
